Bouw een dossier op
Een goed en duidelijk gesprek, telefonisch of persoonlijk, met de verkopende partij kan in veel gevallen tot snel resultaat leiden. Het is echter het overwegen waard om schriftelijk contact op te nemen om uw klacht kenbaar te maken.
Het voordeel van geschreven correspondentie (per brief of via e-mail) is dat u daarmee automatisch een dossier op kunt bouwen. Bewaar daarom altijd alle verstuurde en ontvangen correspondentie.
Toch telefonisch contact?
Kiest u er toch voor om telefonisch contact op te nemen of om persoonlijk langs te gaan bij de verkoper, zorgt u er dan altijd voor dat u naar de naam vraagt van de persoon die u te woord staat.
Bij voorkeur probeert u de persoon te spreken te krijgen die u eerder ook bij de verkoop heeft geholpen. Dit vergroot in veel gevallen bij uw gesprekspartner de bereidheid om u ook nu goed te helpen.
Maak notities
Het is belangrijk dat u goed noteert met wie u gesproken heeft en wat u uiteindelijk heeft besproken en/of heeft afgesproken. Maak ook gedurende het gesprek aantekeningen van de belangrijke dingen die worden besproken. Het kan raadzaam zijn om na afloop van een persoonlijk of telefonisch gesprek alsnog een e-mail te sturen met daar in een bevestiging van de besproken onderwerpen en/of de gemaakte afspraken. Op deze manier bouwt u ook een dossier op met betrekking tot de gesprekken die hebben plaatsgevonden.